Вообще-то все странно у вас, честно.

Хотя моя научная работа не связана с работами в архивах, но у нас это делается так. Один конкретный человек изучает какую-то конкретную проблему и, если удается получить результаты, посылает в более ли менее известный журнал, где статья рецензируется и, если она заслуживает внимания, публикуется. При этом журнал, как правило, профильный, если мозги есть у других ученых, они читают эти журналы и оценивают результаты. Если вдруг кому-то надо полезть в чужую область — есть ключевые слова и система номеров, которая приведет к нужной статье, при этом система, насколько я понимаю, международная.

Так вот в статье есть список литературы, где можно найти данный материал, если хочется изучить его больше. При этом есть конференции, где ученые завязывают знакомства, есть люди на кафедре, что занимаются похожими проблемами, у кого можно спросить к кому обратиться за советом… и т.д. Это на счет литературы и ее систематизирования. Справляется вполне неплохо в нашем случае научная среда, кстати, есть отличный русский сайт, где выложены бесплатно статьи большей части хороших русских журналов, которые старше трех лет. Младше — приплати, немного)

Теперь о работе на универе. Если преподаватель не получает полной ставки, остальным на кафедре не платят за часы выше ставки. Тупо. Одному не хватает работы, остальные получают только ставку. И преподают явно не только по их специальности, но и для первого курса, к примеру, основы. Которые должен знать каждый преподаватель, потому что в универе-то он учился, высшее профильное получил. На счет статей — универ дает допуск к большей части изданий, если вдруг нужно что-то, чего у нас нет, отправляют запрос в Варшаву. Я отправляла, статью в электронном виде мне выслали через полчаса после запроса.

В общем… простите, если что, но точно ваши проблемы связаны именно с палатой или все же с тем, что научная среда сосредоточена на себе и не сильно умеет сотрудничать? И нет контактов с другими учеными, это при наличии интернета, к примеру? Моей специализацией в Польше тоже занимается не так много людей, но даже я, при моем небольшом опыте и невысоком уровне их большей частью знаю, видела лично на конференциях, читала их статьи и даже книги, и часть из них знает меня.

О молодых кадрах — как бы именно для этого в университете растят тех же аспирантов, которых профессора учат своей специальности. Если нет своей аспирантуры — берут с чужой, как правило, аспирантов больше, чем мест в родном университете. Потому кадров лично у нас гораздо больше, чем мест.

Так что да, с моей точки зрения это смотрится странно, что вам для систематизации информации нужна книжная палата. У нас с этим очень даже неплохо справляются научные знакомства + публикации + международная система систематизации статей, которая пока работает не очень, а все же работает.